Curso de Fundamentos de gestión de expedientes y archivos (Programa detallado)

PROGRAMA DEL CURSO

1.- Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública.

Objetivo

• Conocer los conceptos de documento y archivo.
• Conocer y aplicar las diferentes clasificaciones de archivo existentes.
• Consideraciones legales a tener en cuenta en el tratamiento de los archivos.
• Diferenciar las diferentes etapas del archivo.

Contenido

1. Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública
1. Mapa conceptual
2. Gestión de documentos: eficacia y economía
3. Concepto de Archivo y su clasificación. Sistema de archivo
4. Centros de Información Documental
5. Concepto de documento
6. Archivos públicos y privados
7. El valor de los documentos
8. El Sistema de Archivo en la Administración General del Estado Español. Marco legal
9. Actividades de refuerzo del aprendizaje
10. Hemos aprendido

2.- Los Archivos de Oficina.

Objetivo

• Conocer el concepto de archivo de oficina y las funciones del mismo.
• Conocer y diferenciar en la práctica los diferentes documentos que componen los archivos de oficina.
• Normas básicas de elaboración y ejemplos de cada uno de los documentos de los archivos de oficina.

Contenido

1. Los Archivos de Oficina
1. Mapa conceptual
2. Concepto y funciones de los archivos de oficina
3. Organización del archivo de oficina
4. Tipología de documentos administrativos y pautas para su organización en el archivo de oficina
5. Creación de índices para la ordenación de la documentación de apoyo y documentación informativa auxiliar
6. Cuadro resumen de organización del archivo de oficina o gestión
7. Hemos aprendido

3.- Los expedientes administrativos.

Objetivo

• Concepto de expediente administrativo y documentación que integra un expediente.
• Fases en la tramitación de un expediente administrativo.
• Conocer y diferencias los documentos generados en el expediente administrativo.

Contenido

1. Los Expedientes administrativos
1. Introducción
2. Mapa Conceptual
3. Concepto de Expediente Administrativo
4. Formación del Expediente administrativo: Fases de tramitación. Tipología documental incluida en un expediente
5. Cuadro-resumen de Documentos Administrativos que podemos encontrar en un Expediente Administrativo
6. Ordenación del expediente administrativo
7. Funciones encomendadas al Archivo de Oficina o de Gestión en relación al archivo de los Expedientes Administrativos
8. Normas básicas de instalación de documentos
9. Documentos electrónicos. Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común
10. Hemos aprendido

4.- Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales.

Objetivo

• Conocer los conceptos de tipos y series documentales.
• Aplicar los diferentes procedimientos para la creación de series documentales.
• Conocer y aplicar en la práctica el cuadro de clasificación de los documentos que componen el archivo de oficina.

Contenido

1. Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales. Cuadro de clasificación
1. Mapa conceptual
2. Establecimiento de un Sistema de Archivo
3. Sistemas de registro y clasificación de documentos
4. Las series documentales. Concepto
5. El proceso de Ordenación. Sistemas
6. El Cuadro de Clasificación de documentos del Archivo de Oficina
7. Fase de ordenación de los documentos
8. Procedimiento de trabajo para el archivo y almacenamiento de documentos informáticos/electrónicos
9. Hemos aprendido

5.- Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (I): Herramientas de recuperación documental y normas sobre las instalaciones documentales. Valoración documental y Sistemas Informatizados de Gestión Documental

Objetivo

• Conocer los diferentes mecanismos e instrumentos de recuperación, transferencia y acceso documental del Archivo de Oficina.

Contenido

1. Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (I): Herramientas de recuperación documental y normas sobre las instalaciones documentales. Valoración documental y Sistemas Informatizados de Gestión Documental
1. Introducción
2. Mapa conceptual
3. Herramientas de recuperación documental
4. Transferencias y préstamos documentales
5. Instrumentos de recuperación de los documentos y de la información
6. Normas sobre las instalaciones documentales: Mobiliario y materiales
7. Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital
8. Fase de Valoración Documental. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel
9. Sistemas Informatizados de Gestión Documental
10. Actividades de refuerzo del aprendizaje
11. Hemos aprendido

6.- Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (II): Normas de organización del archivo. La Administración Electrónica

Objetivo

• Aprender a confeccionar normas de organización del archivo de oficina.
• Aplicar diferentes pautas de control del sistema de archivo.
• Conocer las normas fundamentales en materia de Administración Electrónica y sus implicaciones en el ámbito de la gestión documental.

Contenido

1. Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (II): Normas de organización del archivo. La Administración Electrónica
1. Introducción
2. Mapa Conceptual
3. Elaboración de normas de organización y control del Archivo de Oficina
4. Pautas  para el control de la eficacia del sistema de archivo
5. Una última reflexión sobre la gestión documental y la organización del sistema de archivo
6. La Nueva Administración Electrónica: Implicaciones en la Gestión Documental
7. Hemos aprendido